چک‌لیست ممیزی چیست ؟

طبق تعریف ممیزی داخلی در ISO 9001، تعاریف و شرایط ممیزی داخلی فرآیندی سیستماتیک، مستقل و مستند برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی هدفمند سیستم مدیریت برای تعیین میزان رعایت استانداردهای ممیزی است. بر اساس این تعریف، سازماندهی، استقلال و مستندسازی سه شرط اساسی و الزامی ممیزی داخلی کلیه استانداردهای سیستم مدیریت می باشد.

سیستم سازی به این معنی است که فعالیت ممیزی داخلی دارای برنامه ای است که شامل برنامه ممیزی، موارد هنجاری سیستم مربوط و ویژگی های ممیزی شوندگان (شامل: ویژگی های شخصی و وظایف سازمانی) و حوزه های نظارتی مورد بررسی است.

 

معرفی و اجرای ممیزی داخلی

چک لیست ممیزی، یکی از کارهایی که کارشناسان و مدیران تضمین کیفیت باید در سازمانشان به‌صورت دوره ای انجام بدهند، اجرای ممیزی داخلی استانداردهای ایزو است تا بتوان نقاط ضعف و عدم انطباق های سیستم را شناسایی و رفع کرده و در راستای بهبود مستمر سیستم پیش رفت. ممیزی بر اساس معیارها یا منابع آزمون به شرح ذیل انجام می گیرد که عبارتند از : الزامات استاندارد مربوطه ایزو و غیره ، الزامات قانونی و مقرراتی (استاندارد های ملی) ، الزامات مشتری (CSR) و الزامات سازمانی.

در این بخش چک لیست استانداردهای : ISO9001, ISO 14001, ISO45001, ISO22000, IMS, HSE, IATF  تهیه شده ، می توانید هر کدام از چک لیست ها را دریافت کرده و سیستم خود را ممیزی نمائید این چک لیست ها براساس هریک از بندهای استاندارد به‌صورت کاربردی و ساده تدوین شده است تا بتوانید به راحتی از آنها استفاده نمائید و همچنین فرمت پیشنهادی برنامه ممیزی ، طرح ممیزی به همراه چک لیست ممیزی ارائه گردیده است.

اگر در ممیزی عدم انطباقی مشاهده شود با دونوع عدم انطباق کوچک یا جزئی و عدم انطباق بزرگ روبرو خواهیم شد ، اگر الزامی از استاندارد اجرا نشده باشد یا نارضایتی مشتری را در بر بگیرد عدم انطباق از نوع بزرگ(اصلی) یا Major بوده که باید در زمان تعیین شده برطرف گردد. اگر الزام استاندارد پیاده شده ولی مستندات یا سوابق ناقص باشد عدم انطباق از نوع کوچک(فرعی) یا Minor خواهد بود و در برخی موارد هم پتانسیل بهبود پیشنهاد میگردد که باید اقدام اصلاحی صادر و عدم انطباق رفع گردد.

هدف و دامنه کاربرد ممیزی داخلی

هدف از تدوین این روش اجرایی عبارتست از بررسی مستقل و نظام یافته جهت اطمینان از اینکه فعالیتهای مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت، و نتایج بدست آمده از آن با ترتیبات برنامه ریزی شده به طور مؤثر اجرا می شوند و برای دست یافتن به اهداف و  خط مشی ها، مناسب بوده و همچنین حصول اطمینان از مؤثر بودن اقدامات اصالحی و اقدامات پیشگیرانه پیرو این ممیزی ها می  باشد. دامنه کاربرد این روش اجرایی عبارتست از ممیزی داخلی کل سیستم مدیریت کیفیت که برمبنای استاندارد 9001 IEC/ISOو استاندارد IEC17020/ISO در شرکت و اقدامات اصالحی و پیشگیرانه متعاقب آن.

طرح ريزي مميزي داخلی

حسابرسی داخلی شرکت ملی صنایع پتروشیمی حداقل سالی یک بار به صورت سیستمی برای ارزیابی هر یک باید حسابرسی های موردی را انجام داده و در صورت لزوم با در نظر گرفتن شرایط شرکت انجام دهد
دبیرخانه فرآیندها یا الزامات یک سیستم مدیریت کیفیت را برنامه ریزی و اجرا می کند. حسابرسی روش شناسی مبتنی بر مدل برنامه حسابرسی داخلی شماره 101-FO-NPC وضعیت و اهمیت عملیات و واحدها و همچنین نتایج ممیزی های قبلی مورد بحث قرار می گیرد. به منظور رعايت اصل استقلال مميزان داخلي، هر يكي از مميزان براي واحدي كه در آن فعاليت ندارند ولي نـسبت بـه  اقدامات مربوطه اشراف و احاطه داشته باشند، مشخص شده و همچنين عناصر / الزامات مورد مميـزي براي هر واحد / فعاليت و نيز نماينده واحد مميزي شونده تعيـين و حـداقل 10 روز قبـل از مميـزي ، طي فرم فوق الذكر به كليه واحدهاي مميزي شونده اعلام ميگردد تا در صورت نياز به هر گونه تغييـر مراتب را كتبا به دبيرخانه اعلام نمايند. ارزيابي هاي موردي نيز در صورت نياز و تشخيص دبيرخانه در قالب فرم 101-FO-NPC به مسئولين فرآيندهاي مورد مميزي اعلام مي گردد. دبيرخانه سيستم مديريت كيفيت قبل از هر مميزي در صورت نيـاز و بـا توجـه بـه اهـداف و دامنـه  مميزي، اقدام به تهيه چك ليست مميزي به شماره 102-FO-NPC مي نمايد. براي تنظيم چك ليـست فوق دبيرخانه با همكاري گروه مميزان از چك ليست عمومي مميزي بـه شـماره 102-LI-NPC بعنـوان راهنما استفاده مي كنند.

برای تشخیص بهتر عدم انطباق بزرگ و کوچک :

  • تداوم عدم انطباق : الف – مشگل اساسی ایجاد می شود.  ب – مشگل اساسی ایجاد نمی شود.
  • تکرار عدم انطباق : الف- به‌طور مرتب تکرار می شود.  ب- به‌صورت موردی یا به ندرت تکرار میشود.
  • احتمال بروز آن در آینده : الف- زیاد است.  ب- کم است.
  • تاثیر آن روی مشتریان : الف- نامطلوب است.  ب- تاثیر زیادی ندارد.

اگر احتمال جواب سه مورد از موارد بالا الف باشد عدم انطباق از نوع بزرگ است در غیر این صورت عدم انطباق کوچک است.

آیا استفاده از چک لیست ممیزی الزامی است ؟

ممیزی داخلی یکی از مهمترین ابزارهای بررسی سیستم مدیریت کیفیت در هر سازمانی است، شما با هدف بهبود سیستم مدیریت کیفیت و اطمینان از مطابقت سیستم مدیریت کیفیت شما با الزامات داخلی و استاندارد، یک ممیزی داخلی انجام می دهید. برای درک بهتر این موضوع، اجازه دهید به بند 9-2-1 استاندارد ISO9001:2015 نگاه کنیم:
مطابق با این بند، ممیزی داخلی انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که سیستم مدیریت کیفیت:
1- آیا با الزامات داخلی مشخص شده توسط سازمان مطابقت دارد یا خیر؟
2- آیا با الزامات این استاندارد مطابقت دارد یا خیر؟
3- آیا به طور مؤثر اجرا و نگهداری می شود؟

مراحل انجام ممیزی داخلی به‌صورت ساده و کاربردی

گام اول: تشکیل تیم ممیزی

در مرحله اول هر شرکتی باید تعدادی از کارشناسان خود را برای تیم ممیزی داخلی ، تعیین کرده به آن ها آموزش های لازم جهت انجام ممیزی را ارائه کند. برای یک شرکت کوچک حداقل دو نفر و برای شرکت های بزرگ‌تر بسته به حجم کار و تعداد واحدها و فرآیندها ، تعداد نفرات تیم ممیزی می تواند بیشتر شود. این افراد باید با الزامات  استاندارد یا استانداردهای مربوطه ، الزامات قانونی و مقرراتی ، الزامات مشتری (CSR) و الزامات سازمانی و سایر اصول و قوانین ممیزی داخلی به‌صورت کامل آشنا باشند.

گام دوم: تهیه برنامه ممیزی یا Audit Program

در این گام مشخص می کنیم که در چه ماه هایی از سال چه واحد ها و چه فرآیندهایی باید مورد ممیزی قرار بگیرد. با تهیه این برنامه ، مدیران فرآیندها می دانندکه چه ماهی از سال باید برای ممیزی داخلی آماده باشند. بهتر است فرایند هایی که احتمال بروز عدم انطباق در آنها زیاد تر است دفعات ممیزی سالیانه برای آن فرایند افزایش یابد و فرایندهایی که بروز عدم انطباق در آنها کمتر است دفعات ممیزی سالیانه آن فرایند کاهش یابد.

گام سوم: تهیه چک لیست ممیزی داخلی

چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که می تواند ممیزی را برای تیم ممیزی آسان تر کند. البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست ، اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه‌جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سؤال یا موردی را فراموش کند.

 گام چهارم: طرح ممیزی یا Audit Plan

طرح ممیزی با برنامه ممیزی متفاوت است و البته گاهی با یکدیگر اشتباه هم گرفته می شوند. در طرح ممیزی ما برنامه یک روزه ممیزی را می نویسیم. اگر یادتان باشد برنامه ممیزی طرح کلی ممیزی بود که در گام دوم توضیح داده شد ، اینکه در چه ماهی چه واحدهایی ممیزی می شوند، اما در طرح ممیزی برنامه جزئی و زمان‌بندی ارائه می کنیم شامل ساعت ها و جزئیات ممیزی. چه ساعتی چه واحدی توسط چه کسی ممیزی می شود و ممیز چه مواردی را در آن زمان کنترل و مشاهده می کند.

 گام پنجم: ارسال طرح ممیزی به واحدها

طرح ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا سیستمی به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.

 گام ششم: جلسه شروع تیم ممیزی

در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این مبنایی است برای شروع اجرای ممیزی داخلی.

گام هفتم: جلسه پایان برنامه ممیزی

پس از اتمام برنامه ممیزی تمام ممیزان نقاط قوت ، نقاط ضعف یا عدم انطباق های فرایند مورد ممیزی را دسته بندی (جزئی یا Minor و بزرگ یا Major یا در قالب پیشنهاد بهبود) کرده و در جلسه پایانی ارائه میشود و پس از تائید عدم انطباق ها در فرصت مناسب با صدور اقدام اصلاحی، به‌صورت تیمی نسبت به رفع عدم انطباق ها اقدام میگردد.

میتوانید برای ممیزی داخلی سیستم مدیریت سازمان خود از چک لیست های کاربردی زیر که منطبق با الزامات استاندارد و مشتری تهیه شده استفاده نموده و سازمان خود را به‌صورت کاربردی و اثربخش ارزیابی کرده و علاوه بر اندازه گیری میزان عملکرد سیستم مدیریت سازمان ، نقاط ضعف سیستم را شناسایی کرده و در راستای بهبود سیستم اقدام نمایید.

چک لیست ممیزی داخلی ایزو 9001:2015

چک لیست حسابرسی ISO 9001، ویرایش 2015، برای ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2015 برای سازمان های تولیدی، خدماتی و غیره. این چک لیست که توسط پیام خوارزیان تهیه شده است به عنوان یک بسته عملیاتی در سازمان های مختلف قابل استفاده می باشد. تدوین فهرست حسابرسی داخلی ISO 9001:2015 می تواند به سازمان ها در اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت خود کمک زیادی کند. در ویرایش 2015 چک لیست حسابرسی ISO 9001، سوالات چک لیست ممیزی داخلی بر اساس استاندارد ISO 9001:2015 با رویکرد فرآیندی گردآوری شد و برای هر فرآیند، سوالات مربوط به استاندارد ISO 9001:2015 گنجانده شد.

دانلود رایگان چک لیست ممیزی داخلی

مهمترین مرحله در انتقال ISO 9001 به نسخه جدید، مستندسازی است، در مرحله مستندسازی، مطابق با الزامات استاندارد ISO 2015: 9001 طراحی شده است.  موضوعات اصلی در انتقال سیستم مدیریت کیفیت به نسخه جدید، نکات زیر در چک لیست ممیزی داخلی مورد تاکید قرار گرفته است. چک لیست ممیزی ایزو شامل ۱۵ فرآیند سیستم مدیریت کیفیت است نظیر فرآیند مدیریت ، فروش ، خرید انبار، آموزش ، تولید، کنترل کیفیت ، طراحی ، ارتباط با مشتری و …

مخاطبان چک لیست ممیزی داخلی ISO 9001:2015

  • مدیران سازمان / نمایندگان مدیریت سیستم مدیریت کیفیت
  • علاقه‌مندان به استانداردهای مدیریتی
  • شرکت کنندگان دوره های سرممیزی ایزو
نمونه گواهی صادرشده برای افراد متقاضی

انواع چک لیست ممیزی